Guía del Facilitador

Objetivo

Al finalizar la sesión, los participantes sabrán usar Copilot para documentar un proceso de su área en tres artefactos: ficha SIPOC, procedimiento paso a paso con responsables y diagrama de flujo. Trabajarán en equipo sobre un proceso real de 5 a 12 pasos.

Audiencia

Usuarios de negocio con conocimiento de los procesos de su área. No se requiere experiencia previa con Copilot.

Requisitos Previos

Licencia

Microsoft 365 Copilot (completo) o Copilot Chat. Nota: con Copilot Chat gratuito, no se pueden referenciar archivos con '/', por lo que hay que copiar y pegar el contenido manualmente.

Software

Microsoft Word (Windows, Mac o Web)
Microsoft Excel (Windows, Mac o Web)
Navegador con acceso a copilot.microsoft.com
Cuenta de Microsoft 365 con archivos en OneDrive o SharePoint

Conocimientos

Conocer al menos un proceso de su área de trabajo
Saber abrir y guardar documentos en Word y Excel
Navegación básica en Windows o Mac

Materiales Requeridos

Por Participante

Laptop con Windows o Mac
Conexión a internet (obligatoria, Copilot no funciona offline)
Cuenta de Microsoft 365 activa
Acceso a OneDrive o SharePoint para guardar archivos
Cuaderno y bolígrafo para notas

Por Equipo

3-4 participantes por equipo
Un proceso de su área elegido en el Lab 1.1
Conocimiento del proceso (al menos uno del equipo debe conocerlo bien)

Facilitador

Proyector o pantalla para compartir
Laptop con Microsoft 365 Copilot (para demostrar)
Cuenta de demostración con archivos de ejemplo ya indexados en OneDrive (subir al menos 24 horas antes)
Materiales descargables del sitio (plantillas, archivos de ejemplo)
Capturas de respaldo de cada laboratorio (en caso de fallo de red)
Lista de asistencia y evaluación de salida

Agenda Completa (4 horas)

Minutos	Actividad
0-15	Apertura y calentamiento
15-30	Lab 1.1: Mapa de procesos del equipo NÚCLEO
30-55	Lab 1.2: Entrevista de levantamiento asistida NÚCLEO
55-75	Lab 1.3: De notas a borrador estructurado NÚCLEO
75-95	Lab 1.4: SIPOC del proceso NÚCLEO
95-110	Pausa
110-130	Lab 1.5: RACI y puntos de control
130-155	Lab 1.6: Diagrama de flujo
155-180	Lab 1.7: Procedimiento institucional en Word NÚCLEO
180-200	Lab 1.8: Oportunidades de mejora y automatización
200-220	Cierre: muestra de entregables, compromisos, evaluación
220-240	Reserva para transiciones y apoyo técnico

Agenda Condensada (3 horas)

Solo laboratorios núcleo. Usar si el tiempo es limitado.

Minutos	Actividad
0-10	Apertura rápida
10-25	Lab 1.1: Mapa de procesos del equipo NÚCLEO
25-45	Lab 1.2: Entrevista de levantamiento asistida NÚCLEO
45-65	Lab 1.3: De notas a borrador estructurado NÚCLEO
65-85	Lab 1.4: SIPOC del proceso NÚCLEO
85-95	Pausa breve
95-120	Lab 1.7: Procedimiento institucional en Word NÚCLEO
120-140	Cierre y compromisos
140-180	Reserva (Labs 1.5, 1.6, 1.8 como opcionales si hay tiempo)

Checklist de Preparación

Verificar que todos los participantes tienen cuenta de Microsoft 365 activa
Confirmar qué licencia de Copilot tienen los participantes (completo o chat gratuito)
Subir archivos de demostración a OneDrive al menos 24 horas antes (para que se indexen)
Probar Copilot en la laptop de demostración con datos ficticios
Descargar materiales del sitio (plantillas, archivos de ejemplo, prompts)
Preparar capturas de respaldo de cada laboratorio
Imprimir lista de asistencia y evaluación de salida
Verificar proyector y conexión a internet en el aula
Preparar equipos de 3-4 personas con conocimiento variado de procesos
Tener plan de contingencia si falla internet (ver sección Fallback)

Qué hacer si falla la red o Copilot

Problema: Internet completamente caído

Solución: Cambiar a ejercicio manual en papel: los equipos documentan el proceso en notas adhesivas (un paso por nota), luego lo pasan a una tabla dibujada en rotafolio o pizarra. El facilitador explica cómo lo harían con Copilot cuando vuelva la red. Reducir la sesión a 2 horas: Labs 1.1, 1.2, 1.3 y 1.4 en papel.

Problema: Copilot no responde o da error de servicio

Solución: Usar las capturas de respaldo preparadas. El facilitador muestra en pantalla cómo debería verse el resultado de Copilot y los equipos copian la estructura manualmente en sus documentos. Continuar con los demás pasos usando las plantillas descargadas.

Problema: Algunos participantes no tienen licencia de Copilot

Solución: Formar equipos mixtos: al menos uno por equipo con licencia completa. El que tiene licencia ejecuta los prompts y comparte la pantalla. Los demás toman notas y validan los resultados. Opcional: usar Copilot Chat gratuito (copilot.microsoft.com sin sesión de Microsoft 365) copiando y pegando el texto manualmente.

Problema: OneDrive bloqueado o sin espacio

Solución: Guardar los archivos localmente y copiar el contenido a Copilot Chat en lugar de referenciar con '/'. Es más lento pero funciona. Advertir que sin OneDrive, Copilot en Word y Excel no puede acceder a otros archivos del equipo.

Diferencias entre Microsoft 365 Copilot y Copilot Chat

Característica	Microsoft 365 Copilot	Copilot Chat
Acceso a archivos de OneDrive/SharePoint	Sí, con '/' en Copilot Chat y referencia directa en Word/Excel	No, hay que copiar y pegar el contenido manualmente
Panel de Copilot en Word	Sí	No
Panel de Copilot en Excel	Sí	No
Crear agentes en Agent Builder	Sí (si el tenant lo permite)	No
Pestaña Trabajo en copilot.microsoft.com	Sí	No
Prompts básicos en copilot.microsoft.com	Sí	Sí (con limitaciones de contexto)

Recomendación

Si la mayoría de participantes solo tiene Copilot Chat, advertir al inicio que los pasos con '/' no funcionarán y que hay que copiar el texto manualmente. Mostrar ambas formas en las demostraciones.

Consejos de Facilitación

Formar equipos de 3-4 personas con variedad de roles. Evitar equipos de una sola área para fomentar perspectivas distintas.
En el Lab 1.1, ayudar a los equipos a elegir un proceso de 5-12 pasos que conozcan bien. Rechazar procesos demasiado complejos (más de 20 pasos) o demasiado simples (3 pasos).
En el Lab 1.2, rotar el rol de entrevistador y entrevistado cada 10 minutos para que todos practiquen.
Circular entre los equipos durante los laboratorios para resolver dudas. Los errores comunes: olvidar guardar en OneDrive, prompt demasiado vago, no verificar el resultado de Copilot.
Recordar cada 30 minutos que guarden su trabajo.
En el Lab 1.7, advertir que la plantilla de procedimiento es genérica y que cada organización tiene su propia plantilla. Copilot puede adaptarse a cualquier plantilla.
En el cierre, pedir a dos o tres equipos que muestren su entregable final (SIPOC, procedimiento o diagrama). Celebrar el progreso aunque no esté perfecto.
Si un equipo termina antes, ofrecerles los laboratorios opcionales (1.5, 1.6, 1.8) o que ayuden a otro equipo.

Evaluación de salida (5 minutos)

Pregunta 1: ¿Qué es un SIPOC y para qué sirve? (respuesta esperada: ficha de una página con Proveedores, Entradas, Proceso, Salidas, Clientes; identifica límites y dependencias)
Pregunta 2: ¿Cuál es la diferencia entre R y A en una matriz RACI? (R: quien ejecuta, A: quien decide o aprueba)
Pregunta 3: ¿Qué pasos seguirías para pedirle a Copilot que documente un proceso desde notas de entrevista? (respuesta esperada: prompt con estructura clara, pedir lista numerada con responsable/entrada/salida por paso, marcar lo incierto con [VERIFICAR])
Pregunta 4: ¿Qué debes validar antes de publicar un procedimiento generado con Copilot? (respuesta esperada: los supuestos que Copilot hizo, las contradicciones, confirmar con el dueño del proceso)
Pregunta 5: ¿Qué harías si Copilot da un resultado equivocado? (respuesta esperada: corregir el prompt con más contexto, verificar las fuentes, no confiar ciegamente)

Guía del Facilitador: Sesión 1