IA para identificar y documentar procesos institucionales

Sesión 1 • Transforma tus Clases con IA
13 de octubre de 2026 • 1:30 PM • Ulises González

Objetivo de esta sesión

Al finalizar, sabrás cómo usar Copilot para documentar un proceso real de tu área en tres artefactos: ficha SIPOC, procedimiento paso a paso con responsables, y diagrama de flujo.

Agenda (90 minutos)

0-5 min Apertura y objetivo
5-15 min Conceptos clave
15-28 min Demo 1: Transcripción a borrador
28-41 min Demo 2: SIPOC y RACI
41-54 min Demo 3: Diagrama de flujo
54-72 min Demo 4: Procedimiento y automatización
72-83 min Demo 5: Validación y riesgos
83-90 min Síntesis y recursos

Conceptos clave

Proceso vs Procedimiento vs Instructivo

Tres niveles de documentación institucional

Proceso

Qué se hace, en qué orden, quién participa. Vista de alto nivel (5-12 pasos).

Ejemplo: Proceso de solicitud de compra

Procedimiento

Cómo se hace cada paso, con qué formularios, en qué sistemas. Documento formal.

Ejemplo: Procedimiento PR-COM-001

Instructivo

Paso a paso detallado para una tarea específica, con capturas de pantalla.

Ejemplo: Cómo llenar el formulario SC-2026 en Excel

Dónde vive el conocimiento del proceso

Copilot puede consultar información de Microsoft 365 si tienes licencia completa

Copilot Chat (gratuito o web) NO accede a tus correos ni archivos. Solo Microsoft 365 Copilot (licencia completa) puede consultar tus datos de Microsoft 365.

SIPOC: la ficha de una página

Suppliers, Inputs, Process, Outputs, Customers

RACI: quién hace qué

Responsible, Accountable, Consulted, Informed

R (Responsable): Quien ejecuta el paso
A (Aprobador): Quien decide o aprueba
C (Consultado): A quien se consulta antes de ejecutar
I (Informado): A quien se informa después
Cada paso debe tener exactamente un R y un A. Los roles C e I pueden ser varios o ninguno.

Demo 1: De transcripción a borrador de proceso

Demo 1: Transcripción a borrador

Duración: 13 minutos
Setup: En pantalla: Word con el documento 'Notas-Entrevista-Ejemplo.docx' abierto (proceso de solicitud de compra). Panel de Copilot visible a la derecha.
Prompt: Resume esta reunión como un proceso: lista numerada de pasos, responsable de cada paso, entradas, salidas y sistemas usados. Marca con [VERIFICAR] lo que no quede claro.
Pasos:
  1. Mostrar el documento con las notas de la entrevista (scroll rápido para que vean que tiene varios párrafos).
  2. Abrir el panel de Copilot en Word (botón en la cinta o esquina superior derecha).
  3. Pegar el prompt en el panel de Copilot.
  4. Esperar la respuesta (puede tardar 10-15 segundos).
  5. Mostrar el resultado: lista numerada con pasos, responsables, entradas, salidas y las marcas [VERIFICAR].
  6. Explicar: Copilot extrajo la estructura pero marcó lo que no estaba claro en las notas. Esto es lo que corregirías con el equipo.
[PLACEHOLDER: Captura de pantalla del resultado de Copilot con la lista de 12 pasos numerados y las marcas [VERIFICAR]. Ulises: reemplaza con tu propia captura antes de la presentación.]

Demo 2: SIPOC y RACI en tabla

Demo 2: SIPOC y RACI

Duración: 13 minutos
Setup: En pantalla: Copilot Chat (copilot.microsoft.com, pestaña Trabajo) con el borrador del proceso disponible en OneDrive como 'Borrador_proceso_compras.docx'.
Prompt: Con base en /Borrador_proceso_compras, construye una tabla SIPOC (Suppliers, Inputs, Process, Outputs, Customers) y una matriz RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed). No inventes roles que no aparezcan en el documento. Presenta cada tabla por separado.
Pasos:
  1. Mostrar la interfaz de Copilot Chat (pestaña Trabajo).
  2. Escribir '/' en el cuadro de texto para que aparezca el selector de archivos.
  3. Buscar y seleccionar 'Borrador_proceso_compras.docx'.
  4. Completar el prompt.
  5. Esperar la respuesta (puede tardar 20-30 segundos para dos tablas).
  6. Mostrar la tabla SIPOC generada (5 columnas).
  7. Scroll para mostrar la matriz RACI generada.
  8. Explicar: Copilot construyó ambas tablas desde el borrador. Revisar que los proveedores y clientes sean reales de tu organización.
[PLACEHOLDER: Capturas de la tabla SIPOC (5 columnas con datos) y de la matriz RACI (12 filas con roles R, A, C, I). Ulises: reemplaza con tus propias capturas.]

Demo 3: Diagrama de flujo con Copilot

Demo 3: Diagrama de flujo

Duración: 13 minutos
Setup: En pantalla: Copilot Chat con el borrador del proceso disponible. Opcional: visor de Mermaid abierto en otra pestaña (mermaid.live o extensión de VSCode) o captura del diagrama ya renderizado.
Prompt: Con base en /Borrador_proceso_compras, genera el código Mermaid de tipo flowchart TD (diagrama de flujo de arriba hacia abajo) del proceso. Usa rectángulos para pasos, rombos para decisiones y flechas para el flujo. Incluye al menos una decisión (por ejemplo, si hay presupuesto). Presenta solo el código Mermaid sin explicaciones.
Pasos:
  1. Referenciar el borrador con '/' en Copilot Chat.
  2. Pegar el prompt.
  3. Esperar la respuesta (Copilot genera código Mermaid).
  4. Copiar el código Mermaid generado.
  5. Pegar el código en el visor de Mermaid (si está permitido) o mostrar la captura preparada del diagrama renderizado.
  6. Explicar: Copilot generó el código del diagrama. Los rectángulos son pasos, los rombos son decisiones. Este código se puede renderizar con herramientas como Mermaid, Visio o dibujarlo en PowerPoint.
[PLACEHOLDER: Captura del código Mermaid generado por Copilot Y captura del diagrama renderizado (flowchart con rectángulos, rombos y flechas). Ulises: reemplaza con tus propias capturas. Si no tienes visor de Mermaid, dibuja el diagrama en Visio y muestra esa captura.]

Demo 4: Procedimiento formal y automatización

Demo 4 Parte 1: Procedimiento formal

Duración: 9 minutos (de 18 totales)
Setup: En pantalla: Word con 'Plantilla-Procedimiento.docx' abierta. El archivo tiene secciones: 1. Objetivo, 2. Alcance, 3. Definiciones, 4. Responsables, 5. Descripción del procedimiento, 6. Registros y documentos, 7. Anexos. El borrador del proceso está en OneDrive.
Prompt: Redacta la sección Objetivo de este procedimiento usando como referencia el documento /Borrador_proceso_compras. El objetivo debe explicar el propósito del procedimiento y qué se busca lograr. Usa un tono formal pero claro, en español de Panamá, sin jerga innecesaria. Máximo 3 oraciones.
Pasos:
  1. Mostrar la plantilla vacía (scroll rápido por las secciones).
  2. Abrir el panel de Copilot en Word.
  3. Pegar el prompt para la sección Objetivo.
  4. Esperar la respuesta (10-15 segundos).
  5. Mostrar el texto generado para Objetivo.
  6. Explicar: Copilot redactó la sección usando el borrador como referencia. Repetir el proceso para las otras secciones (no es necesario hacerlo en vivo para todas, mencionar que se haría igual).
  7. Scroll a la sección Descripción del procedimiento y mostrar que Copilot puede redactar los 12 pasos en formato formal.
[PLACEHOLDER: Captura de la plantilla con la sección Objetivo completa (texto generado por Copilot visible). Ulises: reemplaza con tu propia captura.]

Demo 4 Parte 2: Oportunidades de automatización

Duración: 9 minutos (de 18 totales)
Setup: En pantalla: Copilot Chat con el procedimiento completo (o el borrador) disponible en OneDrive.
Prompt: Analiza el procedimiento en /Procedimiento_compras e identifica oportunidades de automatización o mejora. Para cada paso del proceso, indica: 1) Si se puede automatizar (total o parcialmente) y con qué herramienta (Power Automate, formulario de SharePoint, plantilla de Excel, etc.); 2) Si se puede consolidar con otro paso para ahorrar tiempo; 3) Si hay riesgo de error manual que una automatización reduciría. Presenta las oportunidades en una tabla con columnas: Paso, Oportunidad, Tipo de automatización, Impacto estimado (alto/medio/bajo), Riesgo de no automatizar.
Pasos:
  1. Cambiar a Copilot Chat.
  2. Referenciar el procedimiento con '/'.
  3. Pegar el prompt de automatización.
  4. Esperar la respuesta (puede tardar 20-30 segundos).
  5. Mostrar la tabla generada con oportunidades de automatización.
  6. Explicar: Copilot identificó pasos que se pueden automatizar (por ejemplo, enviar el correo automáticamente, llenar el formulario desde una plantilla, notificar al solicitante cuando llega el pedido). Clasificar por impacto y facilidad para priorizar.
[PLACEHOLDER: Captura de la tabla de oportunidades de automatización con al menos 5 filas visibles, columnas Paso, Oportunidad, Tipo, Impacto, Riesgo. Ulises: reemplaza con tu propia captura.]

Demo 5: Validación, supuestos y riesgos

Demo 5: Validación y supuestos

Duración: 11 minutos
Setup: En pantalla: Copilot Chat con el procedimiento completo disponible en OneDrive.
Prompt: Analiza el procedimiento en /Procedimiento_compras y lista: 1) Los supuestos que hiciste al redactar el documento (qué diste por sentado que puede no ser cierto); 2) Las contradicciones que encontraste entre las fuentes o dentro del mismo documento; 3) Cinco preguntas que debo hacer al dueño del proceso antes de aprobar este documento como oficial. Sé específico y honesto sobre las limitaciones.
Pasos:
  1. Referenciar el procedimiento con '/'.
  2. Pegar el prompt de validación.
  3. Esperar la respuesta.
  4. Mostrar la lista de supuestos que Copilot identificó.
  5. Mostrar las contradicciones (si las detectó).
  6. Mostrar las 5 preguntas que Copilot sugiere hacer al dueño del proceso.
  7. Explicar: Copilot es honesto sobre lo que no sabe. SIEMPRE revisar los supuestos antes de dar un documento por bueno. La IA puede inventar datos si no están claros en las fuentes.
[PLACEHOLDER: Captura de la respuesta de Copilot con las tres listas: supuestos (al menos 3), contradicciones (puede ser 0 si no hay), preguntas (5). Ulises: reemplaza con tu propia captura.]

Riesgos de documentar con IA

Síntesis y recursos

Qué vimos hoy

Con estas herramientas puedes documentar procesos que antes tomaban semanas en horas.

Recursos disponibles

Próxima sesión: Prompting avanzado

Martes 20 de octubre, 1:30 PM

Gracias

Preguntas: al final de la sesión o por el canal que indique Tecnasa

Ulises González • Tecnasa U Learning Center